Bagaimana Menjadwalkan Waktu Agar Berhasil

"Tips perencanaan harian: atasi kesalahan perkiraan waktu, faktor tak terduga, dan metode Franklin & Matriks Eisenhower untuk produktivitas optimal."

Semua buku pengembangan diri penuh dengan headline tentang pentingnya merencanakan hari kerja Anda. Keunggulannya adalah mulai bekerja dengan cepat, kemampuan menghitung waktu jam menit detik secara akurat, dan memprioritaskan tugas. Secara pribadi, bagi saya, daftar tugas menciptakan kesan bahwa pekerjaan apa pun dapat diselesaikan - ini ditulis di buku catatan, Anda hanya perlu melakukannya dan mencoretnya. Tapi itu tidak benar.

Jika metode ini berhasil untuk semua orang dan selalu, kita akan hidup di dunia ideal dengan tugas-tugas yang sudah selesai. Namun pada kenyataannya, beberapa rencana masih di atas kertas, ada pula yang memakan waktu terlalu lama, dan ada pula yang baru setengah selesai.

Mengapa perencanaan tidak berjalan dengan baik

Pertama: banyak orang melebih-lebihkan kekuatan mereka dan salah menghitung waktu yang mereka alokasikan untuk menyelesaikan tugas.

Kedua, tidak mungkin memperhitungkan semua faktor yang tidak dapat diprediksi, seperti kemacetan lalu lintas atau pemadaman listrik.

Piramida Franklin

Piramida Franklin adalah metode perencanaan yang populer. Inti dari metode Franklin adalah peningkatan bertahap menuju hasil yang diinginkan. Cara ini cocok untuk mereka yang menyukai perencanaan jangka panjang dan tahu persis apa yang mereka inginkan dalam hidup.

Apa yang disarankan oleh sains

• Saat merencanakan hari Anda, pikirkan berapa lama waktu yang Anda perlukan untuk menyelesaikan tugas yang sama atau serupa sebelumnya. Tentu saja, situasinya tidak akan sama, tetapi dengan cara ini Anda dapat memperkirakan tenggat waktu penyelesaian tugas tertentu dengan lebih akurat.
• Cobalah untuk mengikuti rencana dengan ketat dan saat mengerjakan tugas apa pun, jangan terganggu oleh hal lain (terutama karena panik karena Anda tidak tepat waktu). Ini akan meningkatkan kinerja Anda.

Otak membutuhkan 23 menit 15 detik untuk sepenuhnya beralih dari satu tugas ke tugas lainnya.

Matriks Eisenhower

• Temukan seseorang yang akan "mengendalikan" aktivitas Anda - menyelesaikan tugas tepat waktu. Dan Anda bisa melakukan hal yang sama untuknya. Berkat orang ini, Anda akan menangani masalah dengan lebih bertanggung jawab.

Pertukaran seperti itu membantu menertibkan pikiran dan menerima nasihat praktis tentang rutinitas.

Bagaimana merencanakan dengan benar

Pelatih Amerika Roger Sipe dan Robb Zbierski dalam buku mereka “Mind Under Control” memberikan beberapa nasihat praktis tentang manajemen waktu.

Beri diri Anda dua jam setiap dua minggu untuk bertemu dengan diri sendiri. Waktu ini harus digunakan untuk mengingat apa yang benar-benar penting bagi Anda, meninjau tujuan Anda, dan membuat jadwal untuk dua minggu ke depan.

Tujuh langkah berikut menentukan dengan tepat apa yang perlu Anda lakukan dalam dua jam tersebut.

1. Bayangkan diri Anda dalam keadaan paling bahagia. Apa yang Anda perlukan untuk ini dan apa sebenarnya yang harus Anda lakukan untuk mendapatkannya? Kedengarannya sepele, tetapi jika Anda tidak tahu ke mana Anda akan pergi, cara Anda mengalokasikan waktu tidak terlalu menjadi masalah. Jika Anda tidak tahu ingin pergi ke mana, Anda tidak akan menemukan rute terpendek untuk sampai ke sana.
2. Pertimbangkan kembali hal-hal. Pilih semua yang berdiri. Inti dari latihan ini adalah untuk membuat Anda merasa seolah-olah Andalah yang mengendalikan hidup Anda, bukan mengikuti arus. Lihatlah hal-hal penting apa yang telah Anda rencanakan dan masukkan ke dalam kalender Anda. Mungkin pada tahap ini banyak hal yang akan hilang, karena tidak terlalu penting bagi Anda.
3. Saatnya untuk perbaikan diri. Ya, itu juga perlu direncanakan. Apakah Anda belajar bahasa Spanyol, pergi ke gym atau tango, membaca buku tentang pengembangan bisnis? Pastikan untuk memasukkannya ke dalam kalender Anda. Masukkan juga semua rencana menghadiri pelatihan, kursus, kelas master pada tanggal dan waktu tertentu. Jadi kemungkinan besar Anda tidak akan melewatkan aktivitas yang membuat Anda lebih baik dan menjadikan Anda lebih baik.
4. Waktu hijau adalah waktu aktivitas profesional. Jadwalkan juga (ini sangat penting bagi mereka yang bekerja dari rumah). Apa pun yang memberi Anda penghasilan adalah waktu hijau untuk ditandai di kalender Anda.
5. Waktu merah juga merupakan aktivitas profesional Anda, yang tidak menghasilkan uang saat ini, tetapi menjadi landasan bagi waktu hijau di masa depan. Misalnya persiapan presentasi adalah waktu merah. Mengevaluasi efektivitas, menyiapkan dokumentasi, mencari klien potensial juga merupakan waktu yang tidak tepat. Penting untuk merencanakan hal ini dengan sangat spesifik agar tugas-tugas ini tidak menghabiskan energi Anda dan Anda tidak berlari sepanjang hari seperti hamster di dalam roda, tanpa hasil yang terlihat.
6. Waktu fleksibel adalah waktu “Ya, saya ingin melakukan ini, tapi sekarang, sayangnya, saya tidak bisa.” Misalnya, seorang klien yang membutuhkan Anda untuk mengesampingkan semua bisnis Anda dan menangani masalah khususnya (ya, itu bisa berbeda, terkadang saya juga melakukan ini). Untuk mengendalikan situasi seperti itu dan mengatur waktu Anda dengan bijak, sebaiknya pertimbangkan juga waktu yang fleksibel. Hal ini harus ditujukan untuk memecahkan masalah-masalah yang “tiba-tiba” seperti itu.
7. Pemulihan – kami juga merencanakan waktu untuk hal ini. Sertakan segala sesuatu yang membantu Anda bersantai dengan cara yang sangat spesifik ke dalam jadwal Anda. Kencan, teater, seluncur es, kerajinan tangan, serial TV, hanya berbaring di sofa - yang utama adalah Anda mengumpulkan kekuatan kembali.

Apa yang harus dilakukan jika perencanaan yang ketat bukan untuk saya

Perencanaan yang ketat cocok untuk sebagian besar orang di dunia dan sangat membantu banyak orang dalam mengembangkan karier mereka dan menjaga keseimbangan antara keluarga, pekerjaan, dan waktu pribadi. Tapi tidak semua orang.

Mungkin Anda, seperti saya, “kacau”. Dan jika hal yang monoton langsung membuat Anda bosan, dan manajemen waktu yang biasa membuat Anda marah, inilah sistem saya untuk hidup tanpa rencana.

Karena kepribadian saya, saya telah mengembangkan cara perencanaan yang aneh. Saat saya membuat janji dengan klien, kami memilih, misalnya hari Selasa. Namun karena perubahan jadwal yang sangat cepat untuk keduanya, kami tidak membicarakan waktu tertentu. Dan sudah pada Selasa pagi atau bahkan sore hari kami memutuskan jam berapa yang nyaman bagi kami berdua.

Saya memutuskan sendiri seberapa besar ketidakpastian yang ingin saya izinkan. Anda dapat bertanya pada diri sendiri pertanyaan: apakah Anda memerlukan jam kerja tetap? Apakah Anda ingin selalu mengingat hari apa dalam seminggu ini? Apakah Anda suka melakukan jumlah pekerjaan yang sama setiap hari atau apakah Anda siap melakukan semuanya sekaligus dalam tiga hari tanpa tidur?

Saya menggabungkan berbagai jenis aktivitas sepanjang hari: Saya tidak melakukan satu hal sepanjang waktu, namun, misalnya, saya mengerjakan spreadsheet sebelum makan siang dan kemudian bertemu dengan klien setelah makan siang.

Lebih banyak ide yang saya dengar dari rekan kerja

• Miliki satu pekerjaan, tetapi pada saat yang sama ikuti kursus tentang segala macam hal yang berbeda, untuk mengalihkan perhatian dan meningkatkan peluang menemukan sesuatu yang menarik.
• Jika Anda mengerjakan banyak proyek, lebih baik membuat daftar umum tentang apa yang perlu dilakukan selama seminggu, yang akan terus diperbarui, dan mencoba beralih dari satu tugas ke tugas lainnya.
• Pertimbangkan biologi ritme sirkadian - jam yang tertanam dalam tubuh kita. Jelas: di pagi hari, kortisol yang bertanggung jawab untuk mobilisasi tubuh meningkat, jadi sebaiknya rencanakan aktivitas yang membuat stres saat ini. Tidak jelas: periode antara siang hingga jam empat sore adalah waktu tersulit untuk hal-hal yang memerlukan konsentrasi. Jadi lebih baik merencanakan hal-hal sederhana dan menyenangkan di sini.
• Kami melakukan yang terbaik pada tugas-tugas yang membutuhkan kreativitas di malam hari. Kelelahan tampaknya mempengaruhi hal ini - kita melemahkan kontrol dan otak dengan bebas mencari beragam solusi untuk suatu masalah.

Oleh karena itu, menurut saya, terkadang kehidupan membuat penyesuaiannya sendiri bahkan terhadap rencana yang paling matang sekalipun. Dan jangan lupa bahwa mereka bisa menjadi cantik.

Tags: Pendidikan

Diposting oleh

YZG

Blogger Template enthusiast.